A manera de relato

Uno de los tantos recuerdos que mantengo de mis inicios como abogado litigante, es sobre el servicio que un señor mayor prestaba a los distintos abogados del gremio y que consistía en el escaneo de los libros diarios de los tribunales civiles y mercantiles, para que los abogados pudieran tener acceso a dicha información. Era una labor que llevaba años ejecutando cuando lo conocí.

Por los implacables efectos del tiempo y dada nuestra naturaleza, ya esta persona no se encuentra en este plano físico, sin embargo, mucho antes de que partiera, había dejado de prestar el servicio y, con ello, desapareció el diario ‘digital’ en la localidad[1].

Cada vez le fue más difícil a esta persona lograr acceder a este Libro Diario para ejecutar sus labores y, sumado a sus padecimientos, finalmente concluyó este noble y positivo servicio que brindó al gremio de abogados zuliano.

Y así, pasaron los años, y el acceso al Libro Diario fue, en algunos casos, evolucionando, tal como ocurrió con las cuentas de la página web de las Salas del Tribunal Supremo de Justicia o con el sistema Juris 2000[2] que se implementó en ciertas regiones y en ciertas competencias materiales, como fue la laboral en el Estado Zulia. Si bien no se trata del Libro Diario en sí[3], son mecanismos que permiten a los justiciables el acceso a la información en él contenida y, con ello, el acceso a la justicia.

Distinta suerte corrió el Libro Diario de los Juzgados Civiles y Mercantiles, donde cada vez era más difícil acceder a él, siendo vista su solicitud de préstamo casi como una ofensa al órgano jurisdiccional en sentido subjetivo. Olvidándose que su acceso, limitado por el trabajo judicial, pero sin que dejare de ser oportuno, forma parte del acceso a la justicia y a la garantía del debido proceso.

 

Algunas notas legales

Vale la pena mencionar algunas normas de interés sobre la utilidad y manejo del Libro Diario Judicial. Así tenemos:

El Código de Procedimiento Civil[4] en su artículo 113 dispone que el Secretario llevará el Libro Diario del Tribunal, en el cual anotará, sin dejar espacios en blanco, en términos claros, precisos y lacónicos, las actuaciones realizadas cada día en los asuntos en curso. Los asientos del Diario serán firmados por el Juez y por el Secretario al final de cada día, y hacen fe de las menciones que contienen, salvo prueba en contrario.

Por su parte, la Ley Orgánica del Poder Judicial[5] dispone en sus artículos 33 y 72.8, entre otras normas, lo siguiente:

“En todo Tribunal corresponderá a quien lo presida autorizar con su firma las comunicaciones oficiales, y deberá firmar el Libro Diario al finalizar la audiencia autorizando los asientos de los actos ocurridos en las horas de la misma (…)” (artículo 33).

 

Son deberes y atribuciones de los secretarios: “(…) Llevar con toda claridad y exactitud el Libro Diario del tribunal, el cual firmarán conjuntamente con el presidente o juez respectivo al terminar cada audiencia” (artículo 72.8).

La Ley Orgánica Procesal del Trabajo[6] en su artículo 21.6 establece que son deberes de los Secretarios de los Tribunales del Trabajo: “(…) Llevar o controlar que, el funcionario designado, mantenga con claridad y exactitud los Libros Diarios y de Sentencia del Tribunal, cuando dicha función le sea delegada”.

Por su parte el Código de Ética del Juez Venezolano^[7], dentro de las causales de suspensión del Juez, establece en su artículo 28.19 que lo es “(…) llevar en forma irregular los libros del tribunal o darles un uso distinto al fin para el que han sido destinados”.

Como ha podido apreciarse, la exactitud del Libro Diario es fundamental para que los justiciables tengan confianza en el sistema de justicia, por ello, es inaceptable que en ocasiones se le trate como si fuere un documento secreto o que existan tribunales donde no se cierre a tiempo el Libro Diario, entre otras irregularidades.

 

Es, sin duda, una garantía para el usuario del sistema de justicia

Es cierto que el propósito del Libro Diario no es sustituir el acceso al expediente, tampoco este documento podrá contener todo lo indicado en las actas del expediente.

Igualmente, en más de una oportunidad, dada nuestra naturaleza humana, el Libro Diario podrá presentar inconsistencias y errores respecto a lo contenido en las actas del expediente. En tales casos, hay que atender a la naturaleza del error, para efectuar las correcciones a las que haya lugar, pudiendo ser estas correcciones o bien en el Libro Diario (por ejemplo, una omisión involuntaria o un error de transcripción: se dijo que se expidieron boletas cuando lo correcto era copias certificadas) o en las actas del expediente. Pero, en cualquier caso, el error quedará expuesto, para el conocimiento de todos, y servirá como elemento probatorio para cuando sea necesario denunciar algo mucho más grave.

No es un secreto que, en algunos casos, las partes han revisado diligentemente sus expedientes sin que encuentren novedad alguna y luego aparecen actuaciones (apelables por ejemplo) con fechas previas, afectándole la actividad recursiva a la parte afectada. Nada de esto fuera posible (incluso sin que pensemos en mala fe) si el Libro Diario se llevara adecuadamente, tal como lo ordena la Ley, y cuyo contenido fuera de fácil acceso al público, donde el escrutinio de este, fuera una vez más (fundamento de la publicidad de los actos procesales) un freno o control de la actividad jurisdiccional.

Sobre este tema el maestro Ricardo Henríquez La Roche[8], nos ha dicho que:

“El Libro Diario tiene por objeto dar mayor garantía de la fecha cierta de las actuaciones procesales; en él deben hacerse los asientos de todas las diligencias e intervenciones procesales realizadas cada día, sin dejar espacios en blanco, para que no sea posible que ninguna persona haga espúreamente inserciones con posterioridad. De allí que la ley mande a cerrar cotidianamente los asientos del Libro, con la firma del juez y del secretario.

Las actuaciones asentadas en el Libro Diario hacen fe hasta prueba en contrario (…). Si hay disparidad entre el contenido del acta judicial y la referencia que hace el asiento, debe prevalecer el acta del expediente (…) Empero, si la diferencia surge respecto de la fecha de la actuación (…) la sola acta no sería suficiente para descartar el asiento del Libro, toda vez que la finalidad de éste es, precisamente, refrendar o corroborar la fecha cierta del acto público (…)

(…) Tampoco puede afirmarse que la parte tenga derecho a informarse de lo acontecido en el proceso a través del Libro Diario, y que la falta de referencia al acto en los asientos del mismo pueda causar indefensión (…)”.

 Compartimos que, efectivamente, no es el Libro Diario el instrumento que tienen las partes para enterarse de lo que ocurre en sus juicios, pues, para ello, está el expediente y el brocardo quod non est in actis non est in mundo lo rige, esto es, lo que lo que no está en las actas, no está en el mundo, o lo que no está en el expediente, no existe en el proceso.

Sin embargo, sí consideramos como un derecho de los justiciables (como parte del acceso a la justicia y al debido proceso legal) que estas puedan, en caso de duda, o cuando algo haya ocurrido fuera de las previsiones normales de un buen padre de familia, acceder al Libro Diario para verificar que todo lo que puede estar generando indefensión en la causa esté, sin errores, en el Libro Diario.

Pues, si la parte está esperando que le libren unos carteles y en el Libro Diario aparece que se libraron boletas, no pasa nada, más que aclarar el error material asentado en el Libro Diario, pero, si alguna de las partes asegura que del expediente se sustrajo o se insertó un acta, el acceso al Libro Diario será fundamental para una ordenada reconstrucción o comprobación. O, si fuere el caso, que una de las partes asegura que una decisión no había sido dictada en tales fechas, será esclarecedora la revisión del Libro Diario para verificar si tal decisión está asentada en el Libro, o si fue agregada posteriormente por ‘omisión’, todo lo cual, coadyuvará en caso de algún reclamo del afectado. Claro, para todo esto es condición esencial que el Libro Diario sea llevado de forma adecuada, sin dejar vacíos y que sea cerrado cada día; razón por la cual la Ley sanciona severamente esta arista del proceso.

En este sentido, se pronunció la Sala Constitucional[9] al sostener que

“(…) Las cuentas tienen similar finalidad a la atribuida a los libros diarios, en el sentido de que deben reflejar las actuaciones realizadas por la Sala, cada día, en los asuntos en curso, por lo que, igualmente, hacen fe de las menciones que contienen, de tal manera que si estas no reflejan una actuación, resulta lícito asumir que éstas no ocurrieron (…)”.

Por tanto, lo que no está en el Libro Diario, lo lógico es que no haya ocurrido, sin perjuicio de que se aclare lo sucedido y se corrija el error. Error este que no puede causar un perjuicio o una indefensión a las partes, caso en el cual, lo adeudado es una reposición.

Así pues, no se trata de que las partes cambien el expediente por el Libro Diario, pero sí se trata de que este se lleve de manera ordenada, conforme a lo establecido en la Ley y, adicionalmente, que lo faciliten a la parte que pudiera tener interés en esclarecer alguna información.

 

Adaptación de la especie

 No todo lo que trajo el Covid-19 fue negativo, muestra de ello es que las personas tuvieron que adaptarse para sobrevivir a la pandemia y sus efectos.

Así encontramos que, luego de un largo cierre del servicio público de administración de justicia, se comenzaron a tomar medidas para reactivarlo. Entre estas normas, encontramos la Resolución 05-2020 del 05 de octubre de 2020 que fuere dictada por la Sala de Casación Civil del Tribunal Supremo de Justicia y que, sobre el tema que nos atañe, dispuso lo siguiente:

“(…) a los fines de avanzar en la tramitación de expedientes a través del sistema digital (…) Acuerda, El Despacho Virtual, (…) de la siguiente manera:

(…) Los Tribunales que integran la Jurisdicción Civil a nivel nacional, laborarán mediante despacho virtual de lunes a viernes, (…) Durante la semana de flexibilización (…) deberán desarrollar el despacho virtual con el personal mínimo requerido en sede. Durante la semana de restricción (…) el despacho virtual se realizará sin personal en sede (…).

(…) SÉPTIMO: Diario Digital: Cada Juzgado al culminar las horas de despacho, deberá cargar al portal web las actuaciones realizadas en el Libro Diario (…)”.

Ahora, en el caso de los Juzgados con esta competencia, entre otros, ubicados en la ciudad de Maracaibo, se unió a la pandemia el cierre técnico de la sede judicial. Los tribunales, por varios meses, carecieron de sede física. Así, los Juzgados Laborales permanecieron cerrados hasta julio de 2021[10] y los civiles y mercantiles, entre otros, despachaban una semana de manera virtual y, durante la otra semana, de manera presencial, pero en la sede de los tribunales penales, es decir, fuera de su recinto ordinario, por lo que los justiciables no tenían acceso al archivo judicial[11], con lo cual, no podían revisar sus casos, obtener copias, entre otras particularidades.

Puede apreciarse el panorama: carteles llamando a las partes a comparecer, fijándose audiencias, lapsos transcurriendo, sin que los justiciables se pudieran imponer de las actas, lo cual en muchos casos provocó justificadas reposiciones para evitar que se materializara la indefensión causada.

Por fortuna, existió el Libro Diario Digital, en el cual los usuarios podían acceder a la información de lo que ocurría no solamente en sus casos, sino también en otros asuntos en los cuales pudieran eventualmente tener interés. Esto nos demostró la verdadera importancia de un Libro Diario y el por qué a las partes se les debe garantizar el acceso a este, y de que sea muy bien llevado.

Siempre se observan errores que pronto se denuncian y se procura no repetir, por ejemplo, diarios cargados que al otro día son ampliados (al parecer por fallas en la carga de los archivos); todo lo cual, entra dentro del escrutinio y/o control social, pero con la ventaja para los usuarios y, para el mismo sistema de justicia, de que las partes quedan con la información de lo que se publica[12].

A los pocos meses de implementarse, el sistema sufrió una modificación que, en principio, parecía reducir el acceso a la información.

Entendemos que el sistema se quiera simplificar, pero hacemos un llamado a que sea lo más abierto posible, para que toda persona pueda acceder a toda la información que en él reposa (salvo se trate de casos en que se deba reservar el nombre de alguna de las partes), pues, ello nada perjudica y, por el contrario, beneficia al sistema de justicia.

¿Cuál sería la razón para limitar la publicidad del Libro Diario? Pensamos que ninguna, incluso en el caso de las medidas cautelares, estas no dejarían de ser inaudita altera pars, por el hecho de que una parte (quien además se presume inocente) como buen padre de familia se da cuenta de ella. No se trata de una falla del sistema, sino de la debida diligencia del interesado. En estos casos concretos, se pueden tomar medidas puntuales (que nunca pueden conllevar a que el Juez oculte información) sin desnaturalizarse la publicidad del diario. Por el contrario, consideramos que el diario digital debe traer incluso la posibilidad descargar copia, inalterable[13], de la actuación asentada.

 

[1] Maracaibo, Zulia.

[2] “…El JURIS 2000 es un modelo organizacional, soportado en un sistema de gestión apoyado en el uso de las tecnologías de información y comunicaciones (TIC)…” https://www.uma.edu.ve/postgrados/gestion/revistas/revista_nro1/monascal.html#:~:text=El%20JURIS%202000%20es%20un,informaci%C3%B3n%20y%20comunicaciones%20(TIC).

[3] “(…) Las cuentas tienen similar finalidad a la atribuida a los libros diarios, en el sentido de que deben reflejar las actuaciones realizadas por la Sala (…) de tal manera que si estas no reflejan una actuación, resulta lícito asumir que éstas no ocurrieron (…) el sitio web de este Máximo Tribunal ha sido concebido como ´un medio auxiliar de divulgación de su actividad judicial´ (s.S.C. nº 982, 06.06.2001), cuya finalidad es permitir el acceso de todos los ciudadanos a la administración de justicia (…)” Sala Constitucional del Tribunal Supremo de Justicia, sentencia N° 1336 del 03 de agosto de 2001.

[4] Código de Procedimiento Civil (Gaceta Oficial N° 4.209 de 18 de septiembre de 1990).

[5] Ley Orgánica del Poder Judicial (Gaceta Oficial N° 37.504 de 13 de agosto de 2002).

[6] Ley Orgánica Procesal del Trabajo (Gaceta Oficial N° 5.262 de 11 de septiembre de 1998).

[7] Código de Ética del Juez Venezolano y Jueza Venezolana (Gaceta Oficial N° 6.207 de 28 de diciembre de 2015).

[8] Código de Procedimiento Civil, Tomo I (Caracas: Altolitho, 1995), 355-356.

[9] Sala Constitucional del Tribunal Supremo de Justicia, sentencia N° 1336 del 03 de agosto de 2001.

[10] Desde el 15 de marzo de 2020.

[11] “(…) referente a las restricciones para acceder a los órganos de administración de justicia y que coinciden con las mismas restricciones que se aplican en los demás órganos públicos, es imperioso indicar, que la labor encomendada el Poder Judicial lleva implícito el permanente acceso de los ciudadanos a los órganos que lo conforman (…). De manera que, el derecho constitucional contemplado en el artículo antes trascrito [26 CN], (…) hace referencia a unas garantías procesales por una parte y por la otra, a una garantía previa al proceso, que comporta una interacción entre el justiciable debidamente asistido por abogado y el órgano jurisdiccional, interacción que sólo se logra a través de un eficaz acceso a los tribunales, dado que, el primer paso para acceder al órgano jurisdiccional y por ende al proceso, empieza por el acceso físico a lo que constituye la sede de dicho órgano, y cuando se limita o de alguna manera se restringe dicho acceso (…) se está transgrediendo el precepto constitucional antes referido (…)”.

[12] El Libro Diario Digital debe cumplir con los extremos de seguridad previstos en la Ley sobre Mensaje de Datos y Firmas Electrónicas.

[13] Ídem.