I. Aproximación al concepto de acta de misión

En la práctica del arbitraje se observa que diversos reglamentos emplean distintas denominaciones para referirse a un mismo instrumento: algunos lo llaman «Términos de referencia», como el Reglamento de Conciliación y Arbitraje del Centro Empresarial de Conciliación y Arbitraje (CEDCA), mientras que otros optan por «Acta de misión», como el Reglamento General del Centro de Arbitraje de la Cámara de Caracas.

Esta disparidad terminológica no se limita a Venezuela, sino que se replica en latitudes diversas, producto de una discusión tanto doctrinal como de tradición jurídica. Algunos autores consideran la opción «Términos de referencia» como imperfecta[1], argumentando que sugiere una mera guía o referencia para las partes, restándole relevancia y obligatoriedad al instrumento. Por ello, abogan por la denominación «Acta de misión», siguiendo la tradición francesa del «Acte de Mission» y la holandesa del «Akte van Opdracht» u «Opdrachtsakte«[2].

A pesar de esta breve discusión, en la actualidad existe un amplio consenso en torno a la obligatoriedad y relevancia del acta de misión o términos de referencia para las partes y el árbitro en un proceso arbitral. Las distintas denominaciones empleadas reflejan más bien tradiciones jurídicas diversas, que no afectan la esencia y función de este instrumento.

Para Flip Petillion los términos de referencia son aquel “documento redactado por -o al menos preparado bajo la dirección- del tribunal arbitral y que incluye disposiciones particulares. Está firmado por las partes y por el tribunal arbitral y tiene como objetivo congelar las reclamaciones de las partes y confirmar elementos esenciales como el lugar del arbitraje y el poder conferido al tribunal arbitral”[3].

Este instrumento resulta de gran utilidad para el desarrollo del arbitraje, ya que permite organizar y estructurar de manera clara y eficiente el proceso[4]. Prueba de ello es que los reglamentos y leyes de arbitraje más importantes del mundo lo contemplan en sus redacciones.

El acta de misión sirve como guía para las partes y el árbitro, facilitando la toma de decisiones y permitiendo un mejor control de calidad en las actuaciones de ambos[5]. De esta manera, se definen los objetivos, entregables y el alcance de las pretensiones, estableciendo una hoja de ruta clara para el desarrollo del arbitraje.

En este sentido, es una buena práctica que al árbitro revise cada paso en función del acta de misión, asegurando así que el arbitraje se desarrolle de la manera esperada.

Otro punto importante es que durante el arbitraje –y previo a él- no se vuelve a presentar una oportunidad tan idónea para definir aspectos organizativos como ocurre en dicha fase inicial del procedimiento en donde se elabora el acta de misión. Si bien es cierto que existen diferencias entre las partes, también son más propensas a llegar a un acuerdo entre ellas.

En este sentido, aunque pocas jurisdicciones[6] no establecen la obligatoriedad del acta de misión, los beneficios que aporta la convierten en una herramienta fundamental para gestionar el arbitraje de manera exitosa.

 

II. Elaboración de un acta de misión

En consonancia con lo anterior, cabe resaltar la importancia de dedicar tiempo y atención a la elaboración del acta de misión. En lugar de recurrir a modelos genéricos sin mayor análisis, se debe procurar que este documento se adapte a las necesidades específicas de las partes involucradas. Recordando que el esfuerzo invertido en este momento ahorrará problemas, tiempo y dinero durante el proceso, como en la etapa posterior a ser emitido el laudo final[7].

Se debe redactar con coherencia y sin contradicciones. No se pretende incluir todo lo posible, sino aquello que verdaderamente es necesario para el sano desarrollo del arbitraje, preguntándose si es oportuno y vale la pena. Ejemplo de ello es no transcribir aspectos que estén contemplados previamente en el reglamento arbitral escogido por las partes, puesto que resulta innecesario.

Generalmente, la dinámica de formación de este documento suele incluir una parte escrita y otra de reuniones bajo el siguiente esquema (no obligatorio):

1. 1. Los árbitros preparan un borrador de acta de misión.
2. 2. Este borrador es compartido a las partes para que puedan emitir sus opiniones.
3. 3. Los árbitros revisan las observaciones.
4. 4. Se hace una reunión entre los árbitros y las partes en donde se revisa nuevamente y se suscribe dicha acta.

 

Como señala Gary Born: “Las partes suelen revisar los Términos de Referencia en forma de borrador (casi siempre basándose en una propuesta del Tribunal Arbitral); esto puede ocurrir sin reuniones reales, con comentarios intercambiados por correo electrónico o en conjunto a reuniones iniciales del procedimiento”[8].

En cuanto al contenido del acta de misión o términos de referencia, este presenta una notable similitud en la mayoría de los reglamentos de arbitraje a nivel global, abarcando tres aspectos esenciales: a) las partes, b) la reclamación y c) cuestiones organizativas.

Por ejemplo, el Reglamento de Arbitraje de la Corte Internacional de Arbitraje de la Cámara de Comercio Internacional establece lo siguiente:

“Artículo 23

Acta de misión

1. 1. Tan pronto como reciba de la Secretaría el expediente, el tribunal arbitral elaborará, con base en los documentos o en presencia de las partes y teniendo en cuenta las últimas alegaciones de éstas, un documento que precise su misión. Dicho documento deberá contener particularmente:
2.  
3. a) nombre completo, descripción, dirección y otra información de contacto de cada una de las partes y de toda persona que las represente en el arbitraje;
4. b) dirección donde se podrán efectuar válidamente las notificaciones o comunicaciones durante el arbitraje;
5. c) una exposición sumaria de las pretensiones de las partes y de sus peticiones, junto con el monto de cualquier demanda cuantificada y, en la medida de lo posible, una estimación del valor monetario de toda otra demanda;
6. d) a menos que el tribunal arbitral lo considere inadecuado, una lista de los puntos litigiosos por resolver;
7. e) nombres completos, dirección y otra información de contacto de cada uno de los árbitros;
8. f) sede del arbitraje;

y g) precisiones con relación a las normas aplicables al procedimiento y, si fuere el caso, la mención de los poderes conferidos al tribunal arbitral para actuar como amigable componedor o para decidir ex aequo et bono

2. 2. El Acta de Misión debe ser firmada por las partes y por el tribunal arbitral. Dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que se le haya entregado el expediente, el tribunal arbitral deberá remitir a la Corte el Acta de Misión firmada por las partes y por el tribunal arbitral. La Corte puede, por solicitud motivada del tribunal arbitral o, si lo estima necesario, de oficio, prorrogar dicho plazo.
3.  
4. 3. Si una de las partes rehúsa participar en su redacción, o no la firma, el Acta de Misión deberá someterse a la Corte para su aprobación. Tan pronto como el Acta de Misión sea firmada de acuerdo con lo previsto en el Artículo 23(2) o aprobada por la Corte, el arbitraje continuará su curso.
5.  
6. 4. Una vez firmada el Acta de Misión, o aprobada por la Corte, ninguna de las partes podrá formular nuevas demandas que estén fuera de los límites fijados en ella, salvo autorización del tribunal arbitral el cual, al decidir al respecto, deberá tener en cuenta la naturaleza de las nuevas demandas, la etapa en que se encuentre el arbitraje y las demás circunstancias que sean pertinentes”.

Al respecto, unos breves comentarios generales (no sobre algún reglamento en específico):

1. A. Sobre las partes

Es importante identificar de manera correcta y a detalle quienes son las partes que integran el arbitraje, así como quién ejercerá su representación durante el proceso. Esta delimitación encuentra sentido especialmente al momento en que toque ejecutar la decisión, examinando así sobre quién recae y sobre quién no.

1. B. Sobre la reclamación

Los términos de referencia deben ofrecer un resumen de la controversia (problemas, peticiones y cuantía) que une a las partes y que posteriormente será ampliado en los escritos argumentativos.

Si bien los Tribunales solicitan a las partes un resumen escrito de sus pretensiones, algo que ha señalado la doctrina que debe evitarse es la remisión por parte de los árbitros a esos documentos en el acta de misión. Es decir, el acta de misión debe ser suficiente por sí sola, al leerse debe entenderse sin tener que dirigirse a otro documento.

Es importante dejar en claro que aunque los términos de referencia se firman por las partes, eso no implica aceptación de ningún reclamo de hecho o de derecho de la parte contraria. Si así lo fuera frustraría uno de los objetivos del mismo en cuanto a que la parte plasme todas sus pretensiones. Asimismo, se entiende que la firma no constituye una aceptación del arbitraje siempre que la parte que la objete deje una reserva expresa de la misma.

En ocasiones, los árbitros incluyen declaraciones para que las partes dejen constancia de que no poseen objeción en cuanto a la constitución del tribunal arbitral. Aunque para ello debemos tener presente los lapsos existentes en el reglamento aplicable para recusar el árbitro.

1. C. Sobre las cuestiones organizativas

Sea en los términos de referencia o en una orden procesal posterior, también pueden fijarse cuestiones organizativas como: idioma, traducción y uso de intérprete, plazos y petición de prórroga, comunicaciones escritas (ejemplo, el límite de páginas, o si va a contar las citas en ese número límite).

 

III. Conclusiones

El acta de misión o términos de referencia, lejos de ser una simple formalidad, constituye un instrumento funcional para el éxito del arbitraje. Su elaboración detallada y reflexiva, tomando en cuenta los requisitos del reglamento o ley aplicable, junto a las necesidades de las partes (expectativas y límites), permite garantizar una gestión eficiente, fluida y ordenada del procedimiento arbitral. Al mismo tiempo que trae beneficios en la etapa post-laudo definitivo.

 

[1] Ver Flip Petillion, “The relevance of the Terms of Reference”, en Liber Amicorum CEPANI (1969-2019): 50 Years of Solutions (Kluwer Law International – Wolters Kluwer, 2019), p. 257.

[2] Ídem.

[3] Flip Petillion, “The relevance of the Terms of Reference…” p. 258.

[4] Ver Nadja Jaisli Kull, “Commentary on the ICC Rules, Article 23 [Terms of reference]”, en Arbitration in Switzerland: The Practitioner’s Guide (Kluwer Law International – Kluwer Law International, 2018) pp. 2325-2337.

[5] Pierre A. Karrer, “Pros and Cons of Terms of Reference and Specific Procedural Agreements in Arbitration Clauses: Storm in to Calm the Sea”, en ICCA Congress Series No. 7 (Vienna 1994): Planning Efficient Arbitration Proceedings: The Law Applicable in International Arbitration (Kluwer Law International; ICCA & Kluwer Law International, 1996), p. 75.

[6] Ley Belga de Arbitraje.

[7] Ver Thomas H. Webster, “Terms of Reference and French Annulment Proceedings”, en Journal of International Arbitration, Vol. 20-6 (Kluwer Law International-Kluwer Law International, 2003), pp. 561-587.

[8] Gary Born, International Commercial Arbitration, Parte II (Kluwer Law International – Kluwer Law International, 2014).