La Covid-19 sorprendió al mundo y se inició todo un proceso restrictivo de la circulación de las personas y la suspensión de muchas actividades presenciales como las educativas, laborales, vuelos, conferencias, entre otras, que perturbaron la dinámica de millones de personas, incluyendo la dinámica de las unidades y servicios de información.

Muchos sectores fueron obligados a realizar adaptaciones de sus actividades; otros por motivos totalmente distintos se anticiparon al acceso de la información digital y al uso de Internet como un medio de comunicación y trabajo. El auge que ha tenido la educación a distancia, con investigadores, profesores y alumnos, distribuidos geográficamente, hizo urgente la necesidad de tener acceso a espacios electrónicos de información ordenada y compartida.

El éxito en las actividades de investigación y educación requiere del uso efectivo del amplio universo de información disponible a través de diversos medios digitales y de la capacidad de las personas para comunicarse electrónicamente con colegas, investigadores y académicos en todo el mundo. La disponibilidad de servicios de información digitales que almacenen, preserven, organicen y faciliten el acceso al conocimiento representado en todos los medios es fundamental.

Las unidades de información han existido como instituciones que responden a las necesidades de la sociedad de conservar y facilitar el acceso a los conocimientos. Tales unidades han sufrido cambios fundamentales en su operación y organización debido al aumento de la información disponible en formatos electrónicos e Internet. Cada vez hay más bases de datos, catálogos en línea, productos y servicios disponibles en Internet y los usuarios exigen tener acceso a esta información desde sus hogares y oficinas.

Muchas unidades de información se han automatizado para mejorar el control de los acervos y para la prestación de los servicios.Desde hace tiempo, estas unidades han ido derivando en un enfoque hacia unidades de información digitales, con un concepto general de la recopilación, almacenamiento y organización de textos completos de forma digital, para realizar búsquedas, recuperación y procesamiento de información a través de la red, en un ambiente sencillo para el usuario.

Los servicios de información digitales generan estrategias para mejorar la calidad, ampliando la cobertura y equidad del acceso a la información tanto física como digital, apoyando a una comunidad de usuarios, llegando a sitios como oficinas, laboratorios, hogares, aulas de clase, entre otros. Los servicios cada día son más complejos, involucrando el apoyo a la colaboración, preservación digital de documentos, manejo de base de datos, recuperación de información, servicios de referencia y respuesta a dudas, entre otras. A través de este tipo de servicios no es necesario desplazarse físicamente, ni cumplir con horarios específicos; se amplía la capacidad en cuanto a horarios (24 horas al día). No se limitan a los usuarios locales, se abren a nuevos públicos, se convierte así en soporte de nuevas comunidades virtuales.

La Biblioteca “Andrés Aguilar Mawdsley” de la Academia de Ciencias Políticas y Sociales, creada en el año 2000, reúne un fondo bibliográfico en ciencias jurídicas, el cual constituye un gran apoyo informativo para las actividades docentes y de investigación de un público especializado, conformado por académicos, investigadores, profesionales y estudiantes de postgrado, estudiantes de Derecho y universitarios vinculados al área jurídica. La Biblioteca no ha estado ajena a las transformaciones que han sufrido las unidades de información en sus procedimientos y servicios, como respuesta a los cambios sociales y culturales de la sociedad en el uso de redes, diseminación y comercialización de la información, nuevos tipos de usuarios, educación a distancia, nuevos formatos de información, entre otros. Estos cambios responden a su misión, la de proveer de información oportuna y pertinente a los usuarios.

Con los cambios tecnológicos se busca la forma para acceder a la información de colecciones en papel, por ello la Biblioteca de la Academia ha trabajado en los procesos de digitalización de sus colecciones. Aunado a eso, en los últimos años la mayor parte de las revistas se editan solamente de modo digital, al igual que muchos libros, debido a la facilidad y bajo costo de la edición electrónica, aunque algunos de estos últimos se editen de modo impreso para acompañar a la versión digital.

Para adaptarse a todos esos cambios, ya que cada día es mayor el número de documentos digitales que se generan y a los que los usuarios desean tener acceso, en el año 2004 se iniciaron acciones para proporcionarle al catálogo en línea de la Biblioteca (http://acienpol.msinfo.info)un valor agregado a la información existente, para explotar al máximo las ventajas de almacenamiento, recuperación y difusión de la información digital.

Se comenzó en una primera etapa con la digitalización del Boletín de la Academia, ya que la consulta del mismo se realizaba en sala, limitando su promoción y conocimiento, así como la divulgación de la producción intelectual de los Académicos; y en la segunda etapa se incluyen en la “Colección Digital” materiales como libros, folletos, separatas y discursos, seleccionados de colecciones agotadas, de difícil acceso o que nacen en formato digital.

En ese mismo año, el Centro de Investigaciones Jurídicas de la Academia presenta el “Proyecto Ulpiano” (www.ulpiano.org.ve), base de datos bibliográfica de tipo referencial de las publicaciones periódicas jurídicas venezolanas (revistas, boletines y anuarios) y de los artículos publicados en las mismas desde el año 1980. Es a partir del 2008 que dicho proyecto forma parte de los servicios de información de la Biblioteca de la Academia, dándole continuidad al procesamiento e ingreso de los artículos de las revistas jurídicas venezolanas, de manera referencial además de texto completo. Para el 2017 se inicia un proceso de retrospectiva con algunas publicaciones donde se puede consultar y descargar los artículos de los primeros números, como la Revista de la Facultad de Derecho de la UCV y de la Facultad de Derecho de la UCAB, publicadas una desde 1954 y la otra desde 1965.

Actualmente la Bibliotecatiene una colección digital de materiales especializados en el área jurídica, para ofrecerlo como un servicio de acceso libre, a través de Internet, con la finalidad de difundir conocimientos y experiencias, en apoyo a la investigación en las universidades, academiasycentros de investigaciones jurídicas, mejorando el acceso y recuperación de la información editada en revistas jurídicas nacionales, además del Boletín y libros digitales publicados por la Academia. Al mismo tiempo tiene como proyecto la digitalización de materiales de difícil acceso porque ya no se editan. De esta manera, se busca elevar la difusión del material jurídico, dando a conocer la producción intelectual de los académicos e investigadores, aumentando su presencia y visibilidad en toda la comunidad jurídica nacional e internacional.

En el catálogo de la Biblioteca existen 396 títulos de publicaciones tanto nacionales como internacionales y 10.911 materiales bibliográficos (libros, discursos, folletos, separatas, leyes, códigos, tesis). Dentro de los servicios de información digital, el catálogo en línea consta de más de 153 materiales en la colección digital (libros, folletos, discursos, separatas) y 2.244 artículos del Boletín de la Academia a texto completo, desde el número 1 año 1936 hasta el 162 del año 2021. En la base de datos de “Ulpiano”existen 206 títulos, con referencias históricas, de publicaciones periódicas nacionales (anuarios, boletines y revistas), un total de 14.354 artículos ingresados y más de 47 títulos de publicaciones que tienen artículos a texto completo.

Los servicios de información digitales de la Biblioteca han tenido como objetivos: garantizar la organización, cooperación, transferencia y disponibilidad de una información completa, sistemática y confiable en el área jurídica; coordinar la articulación del servicio con otros servicios similares de información y con redes existentes o futuras en el área jurídica, a nivel nacional, regional e internacional; mantener actualizada la información documental, referencial, bibliográfica y no bibliográfica, que alberga el servicio de información digital, y preservar los materiales que, por su contenido, valor o trascendencia puedan ser parte de un repositorio de información histórica.

El desarrollo de los servicios de información digitales de la Biblioteca, es un proyecto extraordinario y exigente que no se restringe a cumplir con los objetivos anteriormente descritos, también es necesario contar con personal capacitado, tener una infraestructura tecnológica actualizados, con respaldo para el almacenamiento y protección de la información, presupuesto para mantenimiento y actualización de las bases de datos y sitios web, además de desarrollar alianzas estratégicas con personas, editoriales e instituciones, como por ejemplo el Centro para la Integración y el Derecho Público (CIDEP), para continuar con el impacto positivo que ha tenido los servicios de información digitales en la calidad y disponibilidad de la información digital y en los niveles de conocimiento e inteligencia de los usuarios en el área jurídica.